Les règles d’or d’une permanence téléphonique efficace
Peu importe la taille d’une entreprise, sans ses clients, elle ne vaut plus rien ! D’où l’importance d’entretenir une bonne relation avec ces derniers. Pour cela, une entreprise doit faire en sorte de leur offrir un accueil téléphonique de qualité. C’est là que la permanence téléphonique intervient. Ce service dédié aux professionnels de tous les secteurs d’activités s’assurera de soigner votre relation client. Dans cet article, découvrez les règles d’or d’une permanence téléphonique efficace.
Une disponibilité permanente
Pour une entreprise, un appel entrant est souvent synonyme d’une éventuelle vente ou d’un nouveau contrat. Rater un appel pourrait alors vous faire perdre une opportunité et plus largement de l’argent. En effet, un client ne va pas attendre éternellement que vous soyez joignable. Si son appel n’aboutit pas ne serait-ce qu’une fois, il n’hésitera pas à se tourner vers vos concurrents.
La première, mais aussi la plus importante des règles pour assurer la permanence téléphonique d’une entreprise est donc d’être toujours joignable. Un service de permanence téléphoniqueefficace répondra à tous les appels entrants, SANS EXCEPTION, à des jours et horaires préalablement définis. Selon les besoins d’une entreprise, elle peut même opter pour une assistance 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Un temps de décroché rapide
La deuxième règle, tout aussi importante que la première, est de décrocher le plus rapidement possible. Un client qui prend la peine d’appeler a un besoin et il n’a pas forcément la patience d’attendre. Si vous prenez du temps à décrocher le téléphone lorsque celui-ci appelle, il pourrait alors se désister et faire appel à une autre entreprise parmi vos concurrents.
Un bon service de permanence téléphonique se doit notamment de décrocher avant que la 4e sonnerie du téléphone ne retentisse. D’après une étude, les clients commencent à perdre patience à compter de la 3e sonnerie. Si vous décrochez après, le client pourrait alors ne pas avoir le même enthousiasme qu’il avait au départ. C’est pourquoi il est indispensable d’être particulièrement réactif pour décrocher.
Une bonne élocution
Une permanence téléphonique efficace est un service qui s’engage à fournir aux clients un accueil téléphonique professionnel. Effectivement, le monde du travail a son propre langage. S’exprimer d’une manière correcte avec une bonne diction et utiliser des mots appropriés ne sont pas à négliger.
Les téléopérateurs doivent notamment être :
- Compréhensible (parler à bonne vitesse en prononçant bien chaque mot)
- Audible (parler ni trop fort, ni trop doucement)
- Courtois (utiliser des formules de politesse en s’exprimant)
- Positif (parler de façon cordiale et joviale)
À noter : que cela soit la joie, la timidité, la colère ou autres, les émotions se ressentent à travers la voix. Même si votre interlocuteur ne vous voit pas, il est donc conseillé de toujours sourire lors du traitement d’un appel entrant. Ainsi, vous serez plus susceptible de faire ressortir des ondes positives à travers votre voix.
Une écoute attentive de l’appelant
Lors du traitement d’un appel téléphonique, il est d’une grande importance d’être vraiment à l’écoute de l’appelant. En étant attentif à ce que dit ce dernier, vous pourrez mieux répondre à ses besoins et lui apporter les solutions adéquates. Un service de permanence téléphonique doit alors avoir à sa disposition des téléopérateurs ayant une bonne faculté d’écoute et prêts à accorder toute leur attention à leur interlocuteur.
Pour cela, ils sont tenus de laisser de côté toute source de distraction durant le traitement d’un appel et de se focaliser uniquement sur ce dernier. Il est également conseillé de reformuler la ou les demandes du client pour qu’il sache que vous l’avez réellement écouté. Ainsi, vos appelants se sentiront valorisés et auront plus d’estime pour votre entreprise. Ce qui ne peut être que bénéfique pour votre image.
